同窓会の案内状をマイクロソフト社のワードで作成し、送信したところ、先方より、開けないとの連絡がありました。

本件はたまたま先方のパソコンにワードのバージョンが2003で、当方より送信した文書が2010形式(拡張子はdocx)で保存された文書でした。 対策としては以下があげられます。 １．このような場合にはワード2003形式でも開くことができるようワード97-2003形式で保存(拡張子はdoc)して再送する。 ２．先方に「Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パック」をマイクロソフト社の以下サイトからダウンロードしてインストールしてもらう。 http://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=3 ３．PDF形式にして送信する。ただし、先方にはAdobe社の無料閲覧ソフトであるAdobe Readerをインストールしていることが前提です。 PDF形式とはPortable Document Formatの略。汎用性の高い文書形式で、いろいろな文書をPDF化できるので、個人、企業間を問わず、広く使用されています。最近のパソコンソフトのマニュアルなどもPDF化されており、皆様にはおなじみの文書です。PDF化された文書はたとえ先方にソフトが投入されていなくてもAdobe Readerさえあれば閲覧できますし、フォーマットが崩れたりもしませんので便利です。 ところで、PDF形式に変換するソフトはAdobe社のAcrobatやその他市販のものがありますが、管理者は無料の変換ソフトであるCubePDFを使用しています。このソフトのホームページによると、「2010年窓の杜大賞で銀賞を受賞した」とあります。 http://www.cube-soft.jp/cubepdf/ イメージとしては上記サイトよりプログラムをダウンロードし、実行。必要ではあれば添付マニュアルで設定を行ないます。（一般的には設定は既定値でOKですが、ファイルサイズやパスワードの設定などもできます。）その後、対象とする文書、ここではワード文書を開き、(仮想)印刷指定を行ないます。印刷実行時、プリンター名を「CubePDF」にしてし、実行し、あとは変換ボタンを押すだけです。操作は非常に分かりやすのですが、もしお困りの場合は管理者までご連絡ください。ただし、インストール時にマニュアルも組み込まれますので、これをご覧になれば容易に理解できると思います。 なお、CubePDFの作成元であるCubeSoftとの利害関係は一切ありませんので、念のため、申し添えさせていただきます。

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